Pandemi Covid-19 yang sudah berlangsung hampir 3 tahun, memiliki dampak yang luar biasa terhadap pola dan gaya hidup kita. Yang paling terasa adalah kita tidak bisa bebas bepergian lagi, tidak bebas berkumpul bersama teman atau rekan bisnis. Banyak kebiasaan yang harus berubah atau mengikuti anjuran pemerintah, seperti melakukan pertemuan secara online, meeting online, mengganti pertemuan seminar dengan webinar, dll.
Untuk skala kecil, pertemuan online bisa dilakukan sendiri dengan bantuan software2 online meeting yang banyak tersedia seperti zoom meeting, microsoft team dan google meet.
Namun jika event tersebut berskala besar dan melibatkan banyak rangkaian acara seperti webinar, maka sebaiknya persiapan dilakukan oleh tim yang profesional, baik tim internal atau memakai tim external/vendor penyedia jasa webinar.
Nah, jika harus memakai tim external atau harus mencari vendor, maka disini kita akan membahas pentingnya memakai vendor yang profesional untuk menghandle acara webinar atau live streaming. Karena acara live tidak bisa asal-asalan atau resikonya gagal saat live. Acara live tidak bisa di UNDO kalo terjadi kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari. Sayangkan kalau sudah keluar uang banyak, tapi acara gagal dan malah bikin malu. Meskipun banyak juga klien mencari vendor berdasar harga yang paling murah, karena budged terbatas atau hal lainnya. Sehingga lahirlah vendor-vendor baru dengan alat seadanya menampung celah ini, hasil atau kualitas menjadi nomor sekian, atau jika acara gagal yang rugi klien sendiri.
Supaya tidak terjadi hal-hal tersebut, beberapa hal berikut seharusnya menjadi pertimbangan:
Tim Profesional
Vendor harus profesional, minimal telah beberapa kali menyelenggarakan Webinar/Live Event dengan skala besar. Sehingga minimal vendor sudah berpengalaman dan mengetahui langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk acara live, memberikan advise apa saja yang harus dilakukan supaya acara berlangsung lancar, sukses dan tanpa kendala. Untuk acara-acara tertentu bahkan vendor menyediakan show director yang akan mengkoordinir acara dari awal sampai akhir. Selain itu, tim vendor juga harus berpengalaman mengatasi troubleshooting jika ada kendala teknis seperti gambar yang berkualitas rendah, audio bermasalah, tidak synch atau tidak keluar suara, suara looping, video tidak keluar di medsos atau keluar tapi putus-putus dll.
Minimal vendor harus menyediakan tim sebagai berikut: Operator VMix, Sound Engineer, Show Director, Operator Zoom (atau software online meeting lainnya), Operator Presentasi, Teknisi, Lightingman dan Crew tambahan
Equipment Berkualitas
Biasanya bagian ini vendor agak abu-abu/tidak terlalu jelas saat merinci daftar peralatan yang digunakan.
Misal:
Kamera Camcorder 2 buah (Tidak menyebut merk atau tipe)
Komputer Program/VMix 1 buah (Tidak menyebut spek, bisa jadi hanya memakai laptop)
Audio Mixer 6 Channel (Tidak menyebut merk, bisa saja memakai produk KW)
Microphone ClipOn Wireless 4 buah (Tidak menyebut merk, bisa saja memakai produk KW)
Lampu LED 4 buah (Tidak menyebut jenis dan kekuatan lampu)
dst
Banyak alasan kenapa dibuat tidak terlalu jelas misalnya, sebagian atau semua alat adalah rental di tempat lain yang harganya berbeda-beda.
Penggunaan alat/equipment yang tidak profesional akan mempengaruhi hasil/output yang kurang maksimal, apalagi jika menggunakan peralatan KW. Bukan rahasia lagi jika sebagian besar jasa Webinar/Live event ada beberapa yang menggunakan peralatan KW, misal pada microphane wireless memakai merk terkenal seperti Sh**e atau Senn*****r. Banyak penyebab yang mengharuskan vendor tersebut "terpaksa" memakai peralatan KW, misal karena di dalam penawaran disebutkan harus memakai peralatan dengan merk tersebut, tapi harga yang disebutkan tidak masuk sama sekali.
Namun hal tersebut akan menjadi masalah jika klien memberikan harga penawaran yang sesuai budged, tapi vendor ternyata menggunakan peralatan KW, jelas klien sangat dirugikan. Selain dirugikan secara harga, kualitas peralatan tersebut jauh sekali dari yang original, bahkan jika dibandingkan dengan merk tidak terkenal tapi original. Untuk menghindari mendapatkan vendor yang seperti ini, sebaiknya klien meminta spek peralatan secara detail dan meminta yang original
Satu lagi yang harus diperhatikan klien saat memilih vendor, pastikan software yang digunakan untuk event seperti VMIX adalah Original dan bukan bajakan. Mungkin software vmix bajakan akan tetap berjalan lancar sampai event selesai, tapi apakah secara hukum hal tersebut diperbolehkan? menggunakan sofware bajakan untuk ditayangkan secara luas/umum? Selain melanggar undang-undang, penggunaan software bajakan beresiko mengalami masalah saat event berlangsung. Apalagi jika klien adalah perwakilan dari pemerintahan seperti kementerian atau BUMN.
Untuk sementara 2 hal diatas yaitu tim yang profesional dan equipment yang berkualitas bisa meminimalkan masalah saat acara berlangsung, 2 hal diatas hanya akan anda temui pada vendor yang profesional. Semoga tulisan ini bermanfaat saat mencari vendor. Sekian dan terima kasih
Catatan
Klien : Pemilik Acara
Vendor : Penyedia Jasa
----------------------------------------------------------------------------------
Penulis adalah profesional di bidang Audio Video sejak tahun 2001. Spesialis dalam pembuatan video company profile, safety induction, video dokumenter dan jasa live event/webinar.
Mempunyai pengalaman menangani pekerjaan di oil and gas, pemerintahan dan perusahaan swasta seperti Chevron, Leighton, Saipem, Angkasa Pura, Antam, Pelindo, Kementerian Perhubungan, Kementerian ESDM dll